Beste zakelijke printers 2026

Een nieuwe printer op kantoor? Waar begin je en waar moet je op letten. Het lijkt op het eerste gezicht een alledaags apparaat. Maar zodra de printer het niet doet merken bedrijven pas hoe afhankelijk ze zijn van een goed werkende printer.

Voor een organisatie draait de aanschaf van een nieuwe printer om veel meer dan alleen de aanschafprijs. Het is een keuze die de komende 5+ jaar invloed kan hebben op de productiviteit van het bedrijf. Daarnaast is het belangrijk om naar de totale operationele kosten over deze periode te kijken. In deze gids zetten we de belangrijkste factoren uiteen.

De Total Cost of Ownership (TCO): verder kijken dan het prijskaartje

De grootste valkuil bij zakelijke printeraanschaf is te veel focussen op de initiële aanschafprijs. Wil je een goedkope printer of goedkoop printen? Een laaggeprijsde printer kan aantrekkelijk lijken, maar meestal geldt hoe goedkoper de printer hoe duurder de cartridges.

Om een realistisch beeld te krijgen, bereken je de Total Cost of Ownership (TCO). Deze bestaat uit:

Aanschafwaarde of leasebedrag: De eenmalige investering of maandelijkse termijn.

Kosten per pagina (CPP – Cost Per Page): De prijs van een zwarte of kleurenafdruk op basis van het rendement en de aanschafprijs van de cartridges.

Onderhoud en vervangingsonderdelen: Denk aan drums, transferbanden, fusers en onderhoudskits.

Een robuustere zakelijke machine die in aanschaf twee keer zo duur is, verdient zich vaak binnen anderhalf jaar terug als de kosten per pagina aanzienlijk lager liggen.

Inkt vs. toner: de eeuwige afweging

De keuze tussen een inkjet- en een laserprinter (of ledprinter) is bepalend voor de afdrukkwaliteit, snelheid en kostenstructuur.

Laser- en ledtechnologie (toner)

Laserprinters werken met toner: een ultrafijne poeder van polymeren en kleurpigment dat door hitte en druk op het papier wordt gefixeerd (versmolten).

Voordelen: Haarscherpe teksten en vlekbestendige afdrukken. Vaak een hogere printsnelheid dan bij inkt en aangezien toner een poeder is kan het ook nooit uitdrogen als de printer een periode niet gebruikt wordt.

Capaciteit: Tonercartridges hebben doorgaans een veel grotere opbrengst dan de meeste inktcartridges (al zijn er wel uitzonderingen).

Ideaal voor: Afdelingen met een middelgroot tot hoog printvolume, voornamelijk tekst, facturen, rapporten en contracten.

Nadelen: Aanschafprijs van de machines is hoger en foto’s/plaatjes printen gaat minder goed met een lasermachine dan met een inktprinter.

Zakelijke inkjet (inkt)

Zakelijke inkjets zijn niet te vergelijken met consumentenmodellen voor thuis. Zo zijn er modellen die tegenwoordig een paginabrede printkop hebben die extreem snel kunnen printen (sneller dan laser). Daarnaast hebben zakelijke inktjets hele grote cartridges waardoor je hier ook heel veel mee kunt printen.

Voordelen: Lager stroomverbruik (omdat er geen verwarmingselement nodig is om poeder te smelten), superieure kleurweergave bij grafieken, plaatjes en foto’s, en vaak minder bewegende mechanische onderdelen die kunnen slijten.

Inktcontainers en reservoirs: Tegenwoordig zijn er zakelijke inkjets met extra grote cartridges of zelfs inktzakken die tienduizenden pagina’s meegaan tegen zeer lage paginakosten.

Ideaal voor: Afdelingen met een kleine tot middelgrote printvolume, die ook plaatjes/foto’s printen of op A3 moeten printen waarvoor een A3 lasermachine geen optie is qua aanschafprijs.

Aandachtspunt: Bij weinig/onregelmatig gebruik kan inkt in de spuitmondjes opdrogen/aankoeken, wat opgelost dient te worden met een reinigingscycli die veel inkt kosten. Probeer een inktprinter wel elke week te gebruiken.

Cartridgemanagement en opbrengst (Yield)

Als printerspecialist zien we dat bedrijven vaak verrast worden door het beheer van verbruiksartikelen. Let daarom goed op de volgende cartridge-eigenschappen:

ISO-paginadekking

De opbrengst van cartridges wordt berekend aan de hand van de ISO/IEC-norm, gebaseerd op een standaarddekking van 5% per pagina (ongeveer een halve pagina aan tekst). Print uw kantoor veel dekkende grafieken, brochures of logo’s? Dan ligt het werkelijke verbruik hoger en haalt u minder pagina’s uit één cartridge.

Gescheiden drums en toners vs. alles-in-één

Bij sommige lasersystemen zit de drum geïntegreerd in de tonercartridge. Dat is handig bij het vervangen, maar relatief duur. Systemen met een aparte drum en losse toners zijn op de lange termijn doorgaans voordeliger: u vervangt de drum pas wanneer diens levenscyclus (vaak 30.000 tot 60.000 pagina’s) daadwerkelijk is bereikt.

Capaciteitsvarianten (Standaard, XL, XXL)

Controleer of de printer cartridges met hoge capaciteit ondersteunt. High-yield cartridges verlagen niet alleen de kosten per afdruk drastisch, maar vergen ook minder logistieke handelingen en wisselingen op de werkvloer.

Volume, snelheid en belastbaarheid

“Een printer moet aansluiten bij het ritme van het kantoor”

Aanbevolen maandelijks printvolume: Fabrikanten vermelden zowel een maximale ‘duty cycle’ als een ‘aanbevolen maandelijks volume’. Baseer uw keuze altijd op het aanbevolen volume. Een machine die constant op zijn maximale capaciteit draait, slijt snel en krijgt vaker storingen.

PPM (Pagina’s Per Minuut): Voor een klein team volstaat 20+ ppm; grotere werkgroepen hebben baat bij 30+ ppm om wachttijden bij de printer te verminderen.

First Page Out Time (FPOT): Minstens zo belangrijk als de topsnelheid. Moeten medewerkers vaak één los document afdrukken? Een korte opwarmtijd zorgt ervoor dat de eerste pagina er binnen enkele seconden ligt.

Functionaliteit: All-in-One (Multifunctional / MFP)

Vrijwel elk kantoor kiest tegenwoordig voor een multifunctional.

Cruciale functies hierbij zijn:

Dubbelzijdig afdrukken en scannen (Duplex): Standaard dubbelzijdig printen bespaart papier. Voor scannen is een Single-Pass DADF (Dual-head Automatic Document Feeder) een must: deze scant beide zijden van een stapel documenten in één enkele doorvoer, wat tijd bespaart en slijtage minimaliseert.

Papiercapaciteit en flexibiliteit: Voorkom dat medewerkers dagelijks papier moeten bijvullen. Zakelijke printers worden of met een lade van 250 vel of met een lade van 500 vel geleverd. De meeste zakelijke printers zijn ook uit te breiden met extra lades. Naast papierlades hebben ze vaak een handinvoer voor wanneer u af en toe op een ander soort/type papier wilt printen.

Papierformaat: A3-functionaliteit maakt de machine aanzienlijk groter en duurder. Vraag kritisch na hoe vaak A3 daadwerkelijk nodig is; soms is een compacte A4-printer met een uitbesteding van incidenteel A3-werk economischer.

Netwerkintegratie, connectiviteit en beheer

“De printer moet naadloos en betrouwbaar integreren in de IT-infrastructuur.”

Netwerkverbinding: Gigabit Ethernet (UTP) blijft de gouden standaard voor stabiliteit op kantoor. Mocht er geen UTP-kabel en/of aansluiting aanwezig zijn dan is Wi-Fi een optie. Veel zakelijke printers ondersteunen dit niet standaard. Hier zijn vaak apparte modules voor die de printer wel Wi-Fi ondersteuning geven.

Mobiel printen: Ondersteuning voor Apple AirPrint, Mopria en mobiele print-apps zorgt ervoor dat personeel en bezoekers direct vanaf laptops, tablets of smartphones kunnen afdrukken.

Printer Management: Voor bedrijven is het essentieel dat hun printers professioneel gemanaged worden. Vraag daarom voor jullie huidige printers GRATIS Printler Plus aan. via een webinterface de status van verbruiksartikelen in de gaten te houden, firmware-updates uit te rollen en foutmeldingen op afstand uit te lezen.

Beveiliging en AVG-naleving

Printers zijn volwaardige netwerkcomputers met een eigen besturingssysteem, harde schijf en geheugen. Daarmee vormen ze een potentieel doelwit voor datalekken:

Pull-printing / Secure Print: Vertrouwelijke documenten (zoals salarisstroken of directiestukken) mogen niet onbeheerd op de uitvoerlade blijven liggen. Met een pincode, personeelspas (NFC) of badge ontgrendelt de medewerker de printopdracht pas fysiek bij het apparaat.

De beste zakelijke printers van 2026

We gaan nu een aantal scenario’s bespreken met de meest geschikte printer voor die scenario.

Tot A4 in kleur printen, kopiëren & scannen. Tussen de 250 en de 500 afdrukken per maand.

• 1 papierlade van 250 vel: Brother MFC-J5010DW (werkt met Printler Plus)
• 2 papierlades van elk 250 vel: Brother MFC-J5110DW (werkt  met Printler Plus)
• 2 papierlades van elk 250 vel: Brother MFC-J5115DW (verkrijgbaar met Printler Compleet)

Tot A3 in kleur printen, kopiëren & scannen. Tussen de 250 en de 1.000 afdrukken per maand.

• 2 papierlades van elk 250 vel, 1 voor A4 en 1 voor A3: Brother MFC-J6960DW (werkt  met Printler Plus)
• 2 papierlades van elk 250 vel, 1 voor A4 en 1 voor A3: Brother MFC-J6975DW (verkrijgbaar met Printler Compleet)

Tot A4 alleen in zwart printen, tussen de 250 en de 1.000 afdrukken per maand.

• Brother HL-L5210DN (werkt met Printler Plus)
• Brother Exclusief HL-L5215DN (alleen verkrijgbaar met Printler Compleet)

Tot A4 alleen in zwart printen, tussen de 500 en de 5.000 afdrukken per maand.

• Brother HL-L6410DN (werkt met Printler Plus)
• Brother Exclusief HL-L6415DN (alleen verkrijgbaar met Printler Compleet)

Tot A4 in zwart printen en kopiëren, in kleur scannen. Tussen de 250 en de 1.000 afdrukken per maand.

• Brother MFC-L5710DN (werkt met Printler Plus)
• Brother Exclusief MFC-L5715DN (alleen verkrijgbaar met Printler Compleet)

Tot A4 in zwart printen en kopiëren, in kleur scannen. Tussen de 500 en de 5.000 afdrukken per maand.

• Brother MFC-L6910DN (werkt met Printler Plus)
• Brother Exclusief MFC-L6915DN (alleen verkrijgbaar met Printler Compleet)

Tot A4 in kleur printen, kopiëren & scannen. Tussen de 500 en de 5.000 afdrukken per maand.

• Brother MFC-L8970CDW (werkt met Printler Plus)
• Brother Exclusief MFC-EX570 (alleen verkrijgbaar met Printler Compleet)

Tot A4 in kleur printen, kopiëren & scannen. Tussen de 1.000 en de 10.000 afdrukken per maand.

• Brother MFC-L9630CDN (werkt met Printler Plus)
• Brother Exclusief MFC-L9635CDN (alleen verkrijgbaar met Printler Compleet)
• Konica Minolta bizhub C3351i (werkt met Printler Plus als met Printler Compleet als met Printler Premium)

Tot A3 in kleur printen, kopiëren & scannen. Tussen de 1.000 en de 10.000 afdrukken per maand.

• Konica Minolta bizhub C251i (werkt met Printler Plus als met Printler Compleet als met Printler Premium)
• Konica Minolta bizhub C301i (werkt met Printler Plus als met Printler Compleet als met Printler Premium)